PRESUPUESTO

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2. Funciones de los presupuestos

1.     La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

2.     El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3.     Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

3. Importancia de los presupuestos

1.     Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

1.     Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

2.     Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

3.     Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca........................................................

4.     Facilitan que los miembros de la organización

5.     Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

6.     Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

7.     Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

8.     Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

9.     Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

4. Objetivos de los presupuestos

1.     Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

2.     Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

5. Finalidades de los presupuestos

3.     Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

4.     Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

5.     Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

6.     Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

7.     Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

·Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

·Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

·Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

·Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

·Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

·Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

·Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

·Cuando no se siguen las políticas de la organización.